外事办公室各项管理规定

为使部门各项工作规范有序，认真地履行各岗位职责，保证各项工作的顺利开展，本部门特制定如下各项规章制度。
1、外事办公室规章制度
2、涉外工作安全管理规定
3、外籍专家管理事项
4、外教住宿管理规定

                                            外事办公室
                               2006，8，30









   外事办公室规章制度
外事办公室工作原则：忠诚事业  热情服务  严于律己  团结协作  实事求是　开拓创新  优质高效  
为使部门各项工作规范有序，充分调动工作人员的积极性和主动性，踏实、认真地履行各岗位职责，保证各项工作的圆满完成，本部门特制定如下规章制度：
1、遵守学院的各项规章制度，上班不迟到、不早退，严格执行学院有关考勤制度：有事须向部门领导请假，三天以内本部门领导审批，三天以上由部门领导签署意见后送主管院长审批。
2、办公室所有职员应恪守自己的岗位职责（见《外事办公室人员岗位职责》），严禁工作时间闲谈，串岗。工作踏实认真，兢兢业业，准确、迅速、保质保量按时完成本职工作。
3、坚持“外事无小事”原则，做事严谨、细致，热情礼貌，和蔼耐心，衣着整洁，庄重大方，不卑不亢。
4、加强保密观念，严守党和国家机密。
5、任劳任怨，乐于奉献，按时、圆满完成各级领导交办的各项临时任务。
6、牢固树立全院一盘棋思想，顾全大局，做好部门之间的协调，互相支持，团结协作，齐心协力做好各项工作。
7、努力钻研业务知识，不断提高业务水平和工作效率。
8、认真遵守“学习制度”“例会制度”“ 计算机管理制度” “ 财务管理制度”和“监督检查制度”,做师生满意的学院职员。
9、遵守公共秩序，保持办公室整洁、美观，物品摆放整齐，爱护公共财物，厉行节约。 
10、依照学院规定按月实施考核，考核结果与当月个人津贴挂钩。
附：
1、学习制度：坚持定期学习制度，学习内容包括政治学习和业务学习两方面，根据学校的布置和本部门的自身情况，结合部门的业务内容和改革设想，以交流和讨论的形式进行，一般每月安排一次，时间为每月最后一个星期五下午。
2、例会制度：每周一上午主任向部门职员传达上级或学院的有关政策精神，通报有关情况，讨论和总结上阶段工作情况，布置下阶段核心工作任务。
3、计算机管理制度：计算机使用人员应爱护设备，定期检查计算机及各种网上设备的使用情况，保持计算机清洁卫生，注意防火防盗。
4、财务管理制度：一切经费使用和报销需事先经过主任同意，经办人签字，主任审核批准之后办理财务报销。
5、监督检查制度：为了使各项工作保质保量按计划完成，主任将定期或不定期检查监督各职责履行情况，并记录在案，作为年终考核的重要依据。
外事办公室
2006年5月30日
涉外工作安全管理规定
     作为学院对外交流的窗口，外事办公室负责开拓我院国际教育交流渠道、聘请及管理学院长短期外籍专家、管理全校师生出国（境）事务、协调全院外事活动等任务。根据外办涉外工作的特殊性，特制定如下安全管理规定：
一、加强对出(国)境人员、及来我校境外人员的规范化管理。凡经学院领导批准的因公出入境人员，须由我办公室负责联系并及时办理各种出入境手续。
二、建立我校因公出（国）境人员行前安全教育制度。加强国家安全知识教育，增强教职工的国家安全意识和保密防范意思，要把《国家安全法》、《中国公民出境管理法》、《外国公民入境管理法》等相关法律知识及时传达给出入境人员。要求他们做到如下几点：
1、严格遵守团队纪律，严格遵守所在国法律。
2、不擅自单独活动，不与外国人单独接触。
3、不进不健康场所，不与敌视我国的社团、组织、人员接触，不参与集会活动。
4、不随意接收礼品馈赠。
5、不做任何有损于国格，人格的事，不说对国家、民族、学校不利的话。
三、与安阳市国家安全局、公安局出入境管理科、外事办公室等建立长效协作机制，加强相互间的联系、沟通、协作和各种业务配合。


 外事办公室
2006年8月30日














外籍专家管理规章制度
一、广开渠道，认真遴选，确保外教质量。
二、及时将经遴选来我院工作的外籍专家上报主管院领导并汇报有关专家情况，做好接待安置工作。
三、外籍专家来校两周内办好有关体检、专家证、暂住证、居留证、医疗保险、意外伤害保险等手续或证件，确保各项工作万无一失。
四、集中所有外教在开学之前对他们进行一次中国法律法规、中国文化教育，传达学校的各项管理制度、评教制度、请假制度、住宿管理规定等等。 
五、为确保外籍专家的安全，要求他们在离校外出活动前向外事办主任写书面申请，并说明外出的时间、地点、事由等，经主任批准后方可离校，外出后的安全问题外籍专家本人自负。
六、为防止干扰外籍专家的工作和生活， 禁止校外人员来校随便与外籍专家接触。
七、外籍专家直系亲属来访，需先到派出所办理临时登记手续，并经外事办同意方可入住。一般亲朋好友不能留宿。
八、、及时与外语系沟通与联系，了解外教上课的情况，并将了解的情况及时反馈给各外教。
九、、针对“学生评教”成绩不好，经两次沟通教学质量仍然难以提高的外教，予以解聘。
十、、对不尊重中国法律和中国文化、违反学院管理规定的外教决不姑息，立即解聘。

外事办公室
2006年8月30日












附：外教住宿管理规定（对外教）
Notice on Accommodation

1. Please keep the staff in charge informed whenever they intend to stay away from the accommodation.
2. Any visitor is forbidden to stay overnight in any apartment and should be informed to leave by 9:30pm in the evening.
3. All electrical appliances such as cooker stoves, water heaters, washing-machine, microwave oven and so on should be switched off whenever they are not in use. Any damage to them by improper use would be charged for repair.
4. It is not acceptable that any furniture in the apartment is moved from one flat/house to another.
5. Any damage to the property should be informed immediately to the staff in charge. The users would be charged for any negligent damages.
6. The key is the property of the university. It is non-transferable & no unauthorized duplication is allowed. It should be given back to the staff in charge when the resident leaves the university.
7. The external door should be locked at any time for security.
8. Alcohol and any form of illegal drugs are forbidden in the accommodations or anywhere within the Accommodation Complex and University Campus.
9. The charges of any telephone calls, pure water and gas would be paid by the resident himself.
10. It is necessary to keep the room clean and tidy when leaving.
11. It is suggested that the staff should be informed one month earlier about the contract’s or any certificate’s expiration. Otherwise, the University would be irresponsible for any consequence from it.

[Thank you very much for your kindly co-operation ]

International Affairs Office
August 20,2006